Administracja Zasobu Budynków Drukuj

Do zakresu działania Administracji Zasobu Budynków należy w szczególności:

1) w zakresie spraw związanych z utrzymaniem budynków i lokali:

1. sporządzanie wykazu rzeczowego potrzeb remontowych, w tym ustalenie hierarchii potrzeb (najpilniejszych remontów),
2. przygotowanie dokumentacji postępowań o udzielenie zamówień publicznych, nadzór nad realizacją umowy i rozliczanie zadań remontowych nie wymagających pozwolenia na budowę/zgłoszenia,
3. zlecanie usług w zakresie serwisowania instalacji oraz urządzeń w budynkach, w tym kotłów gazowych w lokalach celem zapewnienia prawidłowego działania urządzeń,
4. wymiana stolarki okiennej i drzwiowej, w tym przygotowanie dokumentacji postępowań o zamówienie publiczne, nadzór nad realizacją umowy, jak również rozliczanie kosztów wymiany stolarki okiennej i drzwiowej w czynszu,
5. malowanie klatek schodowych, w tym przygotowywanie dokumentacji postępowań o zamówienie publiczne, nadzór nad realizacją umowy,
6. przegląd i konserwacja sprzętu p.poż, konserwacja platform pionowych (wind) i przyschodowych, serwis i konserwacja kotłowni i wymiennikowni, serwis urządzeń klimatyzacyjnych; bieżące przekazywanie protokołów do Działu Zapewnienia Jakości,
7. zlecanie wykonania zaleceń po przeprowadzonych okresowych kontrolach stanu technicznego budynków oraz aktualizacja danych w raporcie z usterek, nieprawidłowości zaleceń na zasadach uregulowanych w procedurze wewnętrznej,
8. egzekwowanie realizacji zaleceń wynikających z protokołów przeglądów i kontroli w obszarze odpowiedzialności lokatorów, zgodnie z wewnętrzną procedurą, w tym realizacja działań zmierzających do wyeliminowania butli gazowych użytkowanych przez lokatorów nielegalnie,
9. przeprowadzenie postępowania o zamówienie publiczne w zakresie wykonania kontroli okresowych przewodów kominowych oraz czyszczenia przewodów kominowych; bieżące przekazywanie protokołów do Działu Zapewnienia Jakości,
10. przyjmowanie i rejestr zgłoszeń szkód, przeprowadzanie oględzin szkody, ustalanie przyczyn powstania we współpracy z Działem Remontowym, dokumentowanie 20 okoliczności powstania, miejsca wystąpienia oraz rozmiaru szkody na zasadach uregulowanych w procedurze wewnętrznej,
11. utrzymywanie zieleni oraz czystości i porządku w budynkach jak również na terenach przyległych,
12. kontrolowanie wykonania usług zleconych podmiotom zewnętrznym, potwierdzanie pod względem merytorycznym faktur związanych z ich realizacją,
13. udział z Działem Technicznym w przekazywaniu placu budowy oraz odbiorze zakończonych zadań budowlanych, remontowych i inwestycyjnych, n) dokonywanie odbioru robót remontowych w lokalach mieszkalnych wykonywanych na koszt przyszłego najemcy z udziałem Działu Zapewnienia Jakości,
14. gospodarowanie pustostanami, w tym m.in. ustalanie potrzeb remontowych lokali, uzgadnianie z Dyrektorem sposobu remontu oraz opisywanie protokołów zdawczo-odbiorczych,

2) w zakresie spraw administracyjnych:

1. przekazywanie oraz odbiór lokali najemcom na podstawie protokołu zdawczoodbiorczego,
2. przekazywanie do Działu Lokalowego lokali mieszkalnych wykazanych do zasiedlenia,
3. kontrolny pomiar powierzchni użytkowej lokali,
4. wprowadzanie oraz aktualizacja danych w programie informatycznym do obsługi zasobu w zakresie wyposażenia budynku oraz lokalu w instalacje techniczne (cechy budynku oraz lokalu), zakończenia naliczania (wyzerowanie norm wody, ilości osób oraz wpisanie stanu wodomierza), jak również prowadzenia ewidencji osób stale zamieszkujących w lokalu (księga meldunkowa),
5. rozpatrywanie wniosków o wymianę stolarki okiennej i drzwiowej w lokalach mieszkalnych,
6. przekazywanie pisemnej informacji o zgonie lokatorów do Działu Windykacji (dot. dłużników), Działu Lokalowego (dot. najemców oraz innych lokatorów w związku z prowadzonymi przez Dział Lokalowy postępowaniami), Biura Radców Prawnych (dot. osób przeciwko którym toczą się postępowania sądowe) celem dalszego wykorzystania,
7. rozpatrywanie wniosków, przyjmowanie skarg i zażaleń mieszkańców dotyczących zagadnień eksploatacji i użytkowania nieruchomości oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie,
8. wydawanie zaświadczeń potwierdzających tytuł prawny do lokalu mieszkalnego, 21 tymczasowego pomieszczenia,
9. podejmowanie działań zmierzających do odzyskania lokali mieszkalnych użytkowanych w sposób sprzeczny z umową lub niezgodnie z przeznaczeniem, użytkowanych przez najemców, którzy wykraczają w sposób rażący lub uporczywy przeciwko porządkowi domowemu, lokali bezprawnie zajętych lub podnajętych bez wymaganej pisemnej zgody, a także lokali opuszczonych, w tym przygotowanie dokumentacji potwierdzającej ww. okoliczności, a także inicjowanie działań Działu Lokalowego zmierzających do rozwiązania stosunku najmu z ww. najemcami, a następnie skierowania do sądu pozwu o opuszczenie i opróżnienie lokali,
10. podejmowanie działań po śmierci jedynego najemcy lokalu mieszkalnego w celu ustalenia przesłanek wstąpienia w stosunek najmu zgodnie z zasadami i trybem uregulowanym w procedurze wewnętrznej,
11. przygotowywanie dokumentów niezbędnych do prowadzonych spraw sądowych,
12. uczestniczenie w eksmisjach, w wizjach dotyczących budynku,
13. prowadzenie pełnej dokumentacji dotyczącej lokali mieszkalnych,
14. opiniowanie wniosków mieszkańców o przyznanie dodatków mieszkaniowych,
15. prowadzenie wykazu lokali mieszkalnych dostępnych dla osób niepełnosprawnych z uwzględnieniem dostępności do rodzaju niepełnosprawności.
16. aktualizacja centralnego rejestru pustostanów prowadzonego w formie elektronicznej w zakresie Działu,
17. rozliczanie kaucji mieszkaniowych w przypadku zdania lub wykupu mieszkania (nie dotyczy kaucji wpłaconych przed dniem 12.11.1994 r.),
18. weryfikacja prawidłowości danych w zakresie poszczególnych składników czynszu będących podstawą naliczeń.

1. prowadzenie postępowań związanych z udzielaniem ulg w spłacie należności o charakterze cywilnoprawnym dotyczących rozkładania na raty, odraczania terminu płatności należności, umorzenia zaległości (w tym opracowanie wniosków, sporządzanie ugód, rozksięgowanie i monitorowanie oraz rozliczanie kartotek po zerwanych ugodach, przygotowanie wniosku o umorzenie zaległości),
2. prowadzenie z urzędu postępowań związanych z umorzeniem należności po zmarłych dłużnikach,
3. prowadzenie postępowań związanych z odstąpieniem od dochodzenia należności,
4. poszukiwanie dłużników nieznanych z miejsca pobytu,
5. przygotowywanie sprawozdań z podejmowanych rozstrzygnięć w zakresie stosowania ulg określonych w uchwale Rady Miasta i przekazywanie ich do DW,
6. dochodzenie należności Miasta Rybnika z tytułu zaległości w opłatach za lokale mieszkalne, użytkowe, regresy, jak również należności niewynikających z umowy najmu (również od spadkobierców dłużnika), zgodnie z zasadami oraz trybem uregulowanym w Regulaminie windykacji, w tym:
   •  bieżąca analiza kartotek księgowych,
   •  wysyłanie wezwań do zapłaty zaległości, w tym ostatecznego przedsądowego wezwania do zapłaty,
   •  inicjowanie działań Działu Windykacji zmierzających do zasądzenia należności,
   •  inicjowanie działań Działu Lokalowego zmierzających do rozwiązania stosunku najmu z najemcami posiadającymi zaległości,
7. przygotowywanie wniosków o stwierdzenie nabycia spadku po zmarłych dłużnikach
8. prowadzenie mediacji mających na celu pomoc w wyborze najkorzystniejszej formy działania w celu ograniczenia zadłużenia wobec Zakładu,
9. prowadzenie i monitorowanie działań związanych z odpracowaniem zadłużenia przez dłużników, w tym zawieranie umów oraz aneksów dotyczących spłaty zadłużenia w formie świadczenia rzeczowego oraz rozliczanie harmonogramów,
10. opiniowanie wniosków DL w sprawach związanych z rozwiązaniem stosunku najmu oraz eksmisją z lokalu,
11. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem osób odpracowujących,
12. współpraca z Wydziałem Spraw Mieszkaniowych w sprawach związanych z przywróceniem/ nawiązaniem stosunku najmu,
13. prowadzenie działań związanych z odpisem należności niezasądzonych,
14. prowadzenie spraw związanych z upadłością konsumencką w zakresie należności niezasądzonych, w tym przekazywanie informacji o wysokości należności niezasądzonych do DW,
15. przygotowywanie informacji na spotkania stron,
16. potwierdzanie wniosków o obniżkę czynszu,
17. sprawozdawczość w zakresie Działu.