Dział Rozliczeń Drukuj

Do zakresu działania Działu Rozliczeń należy w szczególności:

1. prowadzenie ewidencji wspólnot mieszkaniowych,
2. kontrola obciążeń dokonywanych przez zarządcę dotyczących budynków wspólnot,
3. prowadzenie dokumentacji dotyczącej wspólnot, a zwłaszcza protokołów z zebrań wspólnoty, podejmowanych uchwał, planów gospodarczych oraz sprawozdań finansowych,
4. sprawowanie nadzoru nad prawidłowością, zasadnością i zgodnością z prawem podejmowanych uchwał wspólnot mieszkaniowych oraz ich ewidencjonowanie i przekazywanie do użytku służbowego pracownikom zainteresowanych komórek,
5. wyznaczanie pełnomocników umocowanych do reprezentowania Miasta, odpowiedzialnych za udział w zebraniach wspólnot mieszkaniowych stosownie do harmonogramów zebrań opracowanych przez zarządców wspólnot,
6. przygotowywanie pierwszych zebrań nowo powstałych wspólnot;
7. prowadzenie korespondencji z zarządcami wspólnot,
8. kontrola prawidłowości sprawozdań finansowych przyjętych przez wspólnoty,
9. zdalny odczyt wodomierzy radiowych oraz rozliczanie wody w lokalach administrowanych przez Zakład,
10. rozliczanie centralnego ogrzewania w lokalach administrowanych przez Zakład,
11. potwierdzenie faktur za media,
12. przygotowywanie deklaracji dotyczących wywozu odpadów komunalnych,
13. fakturowanie transakcji sprzedaży w zakresie umów najmu lokali użytkowych, opłat za bezumowne korzystanie z lokali użytkowych, rozliczeń mediów oraz innych tytułów sprzedaży jak również wprowadzanie i aktualizacja danych w programie informatycznym do obsługi zasobu w zakresie niezbędnym do wystawiania faktur,
14. prowadzenie spraw z zakresu ubezpieczenia mienia, w tym m.in. zgłaszanie nowonabytego mienia do ubezpieczenia, zgłaszanie zmian w przypadku zbycia, likwidacji, lub przekazania majątku oraz sporządzanie sprawozdań obejmujących liczbę i wysokość wypłaconych odszkodowań,
15. prowadzenie postępowań dotyczących likwidacji szkód w ramach odpowiedzialności cywilnej w zakresie określonym procedurą wewnętrzną,
16. zawieranie umów dotyczących reklam zamieszczanych na budynkach oraz kontrola ich realizacji,
17. dokonywanie zmian ilości osób i normy wody w mieszkaniach,
18. opiniowanie instalowania tablic reklamowych i informacyjnych,
19. przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia w zakresie dostaw mediów,
20. współpraca z Administracjami Domów Mieszkalnych w zakresie wykrywania pustostanów potencjalnych (opuszczonych przez najemcę) w tym:

1. prowadzenie statystyk dotyczących lokali mieszkalnych, w których nie odnotowano zużycia wody,
2. przekazywanie danych w tym zakresie do Administracji Domów Mieszkalnych celem podjęcia dalszych działań,

21. udostępnianie danych statystycznych dotyczących wielkości zasobu Miasta zarządzanego przez Zakład Gospodarki Mieszkaniowej, w tym m.in.:

1. przygotowywanie danych dla Działu Finansowo-Księgowego dotyczących powierzchni stanowiących podstawę opodatkowania podatkiem od nieruchomości,
2. przygotowywanie danych dla Stanowiska ds. Koordynacji i Procesów dotyczących wielkości zasobu mieszkaniowego Miasta oraz zasobu tymczasowych pomieszczeń według stanu na koniec roku z wyszczególnieniem liczby lokali, które zostały pozyskane do zasobu oraz wyłączone z zasobu w ciągu roku celem sporządzenia sprawozdania z realizacji Wieloletniego programu gospodarowania zasobem mieszkaniowym oraz zasobem tymczasowych pomieszczeń Miasta Rybnika,

22. wprowadzanie oraz aktualizacja cen w programie informatycznym do obsługi zasobu (m.in. woda, opłata za wodomierz, CO, energia elektryczna) oraz weryfikacja składników czynszu w tym zakresie,
23. uruchamianie systemu zbiorczego naliczania opłat za lokale w programie informatycznym do obsługi zasobu.